Cuando iniciamos a tener reuniones en zoom generalmente se hacen formularios de registro en plataformas como google forms para recopilar los datos de los participantes y de manera manual se les envía el link a cada uno, lo cuál podríamos automatizar sin necesidad de pagar un dólar extra a través de las herramientas que nos proporciona zoom en su plan más básico donde nos permite crear formularios de contacto que en automático le manda el link de acceso a las personas que se registran, lo cuál nos puede ahorrar mucho tiempo, además de darnos un toque más profesional como si hubiéramos hecho una automatización compleja de las que se realizan con autorrespondedores de correos, dominios web y todas esas herramientas que veremos en otros artículos y vídeos de mi canal de Youtube.
La ventaja es que es muy fácil de configurar para nosotros y nos permite personalizarlo a nuestro gusto, la desventaja es que solo se envía un correo, ya que no tiene la posibilidad de enviar recordatorios, existe la posibilidad de reenviar el correo de manera manual y es sencillo, pero de todas formas sigue siendo una automatización de procesos que nos es muy funcional y ayuda a vender más, en menos tiempo y con menos estrés que te explico a continuación cómo configurarlo:
1 Crear una reunión:
2 Configurar datos de la reunión como fecha, hora, sala de espera de la reunión, etc.
3 Seleccionar Inscripción Obligatoria
4 Guardar la reunión
5 Revisar que los datos sean correcto y bajar con el cursor
6 Seleccionar opciones de inscripción a tu preferencia, aquí también podrás checar los correos de las personas que se vayan inscribiendo, además de enviarles otra vez el correo en caso de que no les haya llegado o corroborar si hay un dato mal para que le puedas avisar al usuario que puso su correo mal. A veces ocurre que ponen gmil, homail, alguna letra de su nombre de correo mal o similares, así que si te llegan a decir que no les llego podrás corroborarlo aquí
También podemos modificar algunos detalles de los datos que le vamos a pedir a las personas para su inscripción como nombre, dirección, puesto de trabajo, entre otras, lo cuál no te recomiendo porque entre más datos pidas va a ser menor la probabilidad de que se registren, te recomiendo que solo sea nombre con apellido correo que es lo mínimo que tiene configurado en automático zoom. Te recomiendo que dejes la opción de enviar un email al anfitrión cuando alguien se registre, que se aprueben automáticamente y después selecciona lo que te sea útil.
También puedes configurar alguna pregunta especial que sea necesaria para la reunión en especifico, aunque si puedes evitarlo lo considero mejor
Podrás configurar opciones de correo electrónico
En esta configuración podrás cambiar el correo a donde quieres que te lleguen las notificaciones de los inscritos y donde quieres que se comuniquen contigo si tienen dudas, además de darle un pequeño toque de personalización al correo de configuración que le llegará a quienes se inscriban, no se puede personalizar 100% como un autorrespondedor de correos profesional, pero nos es suficiente, en lo particular casi nunca le meto nada nuevo ahí, pero tú si podrías hacerlo.
Este paso es opcional, colocar banners en nuestro formulario de inscripción para que se vea más bonito
Podemos crear votaciones si vamos a interactuar con la audiencia
Sumado a todo lo anterior podemos revisar nuestro formulario y corroborar que funcioné, en caso de que algo falle regresa a los pasos anteriores para encontrar el error o contacta a alguien que te ayude xD.
Con estos pasos tendrás un gran provecho sobre la plataforma zoom, lo que te dará una ventaja competitiva sobre las demás personas que hacen reuniones online de tu competencia, ya que al configurar esto tendrás mayores posibilidad de interactuar con tu audiencia, se verá más bonita tu presentación y además tendrás los datos de las personas que asistan que podrás utilizar después para entregarles regalos a sus correos, mantener la comunicación o enviarles comunicados, incluso hasta generar públicos personalizados en facebook ads que si eres muy novato esto te suene raro, pero conforme vayas avanzando en este mundo del marketing digital aprenderás que eso es oro molido que muchos emprendedores no aprovechan y tú si lo harás.